コラム
オフィス移転がもたらすメリット・デメリットを徹底解説！
「事業拡大のため今のオフィスが手狭になった」「リモートワークの影響でオフィス稼働率が低下した」など、オフィス移転の理由は企業によりさまざまです。なぜ今オフィス移転が必要なのか、オフィスで働く従業員は何を求めているかをしっかりフィードバックして綿密に計画を立てましょう。この記事では、オフィス移転のメリット・デメリットやオフィスデザインに携わった当社の施工事例をご紹介します。
◎オフィス移転をする企業は増加している
リモートワークやフリーアドレス、モバイルワークなどが普及し、働き方に多くの選択肢が生まれたことを契機として、オフィスの内装デザインを重視して移転する企業が増えています。帝国データバンクの「首都圏・本社移転動向調査」によると首都圏に本社を置く企業は2年連続で「転出超過」の傾向にあると見込まれています。新型コロナ禍の業績悪化に伴い、賃料が安価な地方にオフィスを移転するほうがメリットは多いと判断されるケース、電気代高騰などによるコスト増がデメリットになると判断されるケースが多く、企業におけるオフィス機能の在り方が改めて見直されている現状が浮き彫りになりました。
（参考：帝国データバンク, 首都圏・本社移転動向調査（2022年1-6月速報）,https://www.tdb.co.jp/report/watching/press/p220911.html）
多様な働き方に見合うオフィスとは、「働くための場所を提供する」という従来の意義に加え、従業員の「働きやすさ」を追求することで企業の生産性を向上させるメリットをもたらし、あるいは従業員のモチベーションや会社に対する満足度、ロイヤリティを高めます。離職率を下げるメリットもあるので、さらに優秀な人材を確保したり取引先に企業力をアピールできます。
オフィスの移転は、人の移転でもあります。どれほど素晴らしいオフィスに移転しても、そこで働く従業員の心に寄り添う機能やオフィスデザインが取り入れられていなければ、社内の雰囲気が悪くなったり生産性が下がる原因にもなります。オフィス移転を単なる「引越し」と考えるのではなく、自社のブランディングや成長戦略の一環として捉え、企業理念や理想、目標を実現できるメリットの多い立地やオフィスデザインを追求しましょう。
◎オフィス移転がもたらすメリット
オフィス移転のタイミングでブランディングを見直し、外装や内装デザインを検討する企業が増えています。業務フローの改善やコスト削減だけでなく、従業員はもちろんクライアントにも良い印象を与えます。〇従業員のモチベーションが向上する
カフェのようなオシャレなオフィス、休憩時間にリラックスできる空間を備えたオフィス、インスタ映えするようなユニークな什器を備えたオフィスなど、企業のオリジナルデザインを追求したオフィスで働くことは、従業員のモチベーションを向上させる効果があります。
従業員のモチベーションがアップすれば作業効率が上がり、結果的に生産性が上がるという好サイクルが生み出されるのです。すべての人が生き生きと働けるようなデザインを取り入れるために、オフィス移転の際には従業員にヒアリングを行って現状を分析することが大切です。
〇業務フローや体制を見直しコストを削減できる
オフィス移転は社内の業務フローや体制を見直すタイミングでもあり、適切に無駄を見直すことでさまざまなコスト削減が実現するメリットがあります。賃料の高い都市部から立地を変更してオフィス移転を行えば大幅なコスト削減になり、業務フローを改善させればペーパーレス化を進めることもコストを下げることにつながります。また、自社内でサーバーを管理している会社などはクラウド化することによってスペースやコストの削減になります。
〇企業のブランディングになる
企業の持つ特色やカラー、大切にしていることをオフィスデザインに反映させることで、他社やお客さまに見える形で示せます。ブランドカラーをインテリアや什器に採用したり、コーポレートカラーをエントランスに配置するなど、見る人にオフィスやブランドを強く印象付ける工夫を組み込むことが大切です。
〇従業員の安全性を確保できる
築年数が古い商業ビルなどでは耐久性や非常時の備えが不十分の場合があるため、耐震・耐火性能の高い最新設備が整備されたオフィスに移転することで、災害時のリスクを減らすメリットがあります。従業員にとっても安心感が生まれ、自社に対する信頼感や満足度が高まる効果が期待できます。
〇採用活動にも役に立つ
オフィスの雰囲気は、昨今の採用活動に大きく影響しています。逆に言えば、優秀な人材が「この会社で働きたい」と強く感じられるようなポジティブな印象をもつオフィスデザインにすることで、採用活動でおおいに役立ちます。
◎オフィス移転におけるデメリット
企業のオフィス移転には多くのメリットがありますが、一方でオフィス移転のために相当の時間や手間、そしてコストがかかるというデメリットもあります。従業員が移転をポジティブなものとして捉えられるようなオフィスデザインや移転計画を立てましょう。〇移転計画を立てるのに時間と労力がかかる
実際のオフィス移転にはさまざまな作業やプロセスが必要になるため、時間と労力がかかります。従業員へのヒアリング、現状の課題の分析、新オフィスの配置や導線、仕切りなどのオフィスデザインはもちろん、どの業者に依頼するか選別したり、コストを試算するといった作業もあります。
計画のしっかり立てられていないオフィス移転は、逆に業務効率や生産性を低下させる恐れがあるため、このプロセスを疎かにしては意味がありません。移転計画は、複数人数でプロジェクトを組んだりして綿密に計画を立てることが大切です。
〇移転のためにそれなりのコストがかかる
一般的な引越しでは、荷物の量や移動距離によってコストが変わります。オフィスは什器や電子機器などで荷物量が非常に多いため、たとえ移動距離がすぐ近くであってもそれなりにコストがかかるのはデメリットです。細々としたものは従業員自身で梱包する必要がありますが、移転作業で時間を取られすぎてしまうと通常業務に支障をきたす可能性もあり、時間や作業量の配分には注意が必要です。
◎企業にメリットをもたらすオフィス移転の事例
当社が携わったオフィス移転の施工事例です。移転を契機に企業らしさや特徴が前面に出るようなデザイン設計を行い、オフィス移転が企業にメリットをもたらすよう細部にまで工夫しています。
○月島オフィス
広告デザインを手掛ける企業さまの自社オフィスビルとして、倉庫利用ビル1棟、３階建を全改修した事例です。電気の引き込みや全空調の新設など規格外のボリュームでしたが、1棟ビル工事に慣れている当社の強みを活かして対応しました。1階にはリラックススペースとしてのバーカウンターを造作し、ビル正面側の外壁塗装、庇の新設、サッシの更新などで外装も一新しました。施工中に近隣の人から「なんのお店ができるの？」と質問されるなど、デザイン会社に相応しい意匠性の高いオフィスを実現しています。
○東京オフィス
東京駅すぐのオフィス街にて、オフィス移転の内装設計デザインと施工を行った事例です。オフィスの顔となるエントランスには意匠性の高い鋼製の特注金物を装飾に用い、洗練されたデザインが企業さまのイメージと調和するよう設計しました。
内装デザインと併せてインテリア選定もご提案し、寸法に合わせて細やかな調整を実施することによりオリジナリティを高めています。お客さまと当社の設計デザイナー、現場監督が一丸となって打ち合わせを重ねながらプロジェクトを進行しました。
◎オフィス移転で失敗しないポイント
オフィス移転には時間と労力がかかることから、作業を焦って進めがちになるので注意が必要です。スピード重視で移転計画を進めてしまうと、従業員が逆に働きづらくなったり、当初考えていたブランディングやオフィスデザインとは方向性の異なるものになる可能性があります。
オフィス移転の際には、まず「なぜ移転する必要があるのか」をしっかりと言語化し、従業員に周知することが大切です。「もう少し広いところに引っ越したい」「家賃の安いところがいい」のように漠然とした目的しか設定しなかった場合、オフィス移転が逆に業務効率や生産性が低下させたり、従業員の満足度やモチベーションを著しく下げてしまうかもしれません。
オフィス移転の目的を明確にすることで、従業員の意識や未来へのビジョンを同水準まで合わせ、同じ目標に向かって進む使命感が生まれます。移転の目的が定まったら、複数の従業員にヒアリングを実施し、現状のオフィスに内在する課題や問題点を洗い出します。ヒアリングはなるべく多くの人数に実施するのが望ましいでしょう。新しいオフィスには、現状の課題を解決し、従業員ひとりひとりが今より快適で働きやすいと感じられるようなオフィスデザインが求められます。
実際の移転作業は社内の担当者が中心となって、あるいはプロジェクトチームで進めていくのが一般的ですが、計画の段階からオフィス移転に詳しい専門の業者に介在してもらうことをおすすめします。プロならではのアイデアや意見、適切なアドバイスを逐一もらいながら進められるので、効率的にオフィス移転やオフィスデザインが進められるようになります。
◎まとめ
企業のショールームとも言うべきオフィスの移転には、当然ながらメリットもデメリットもあります。しかし、多様な働き方を受容し、従業員の「働きやすさ」を追求するのは今や企業の責務であり、オフィス移転によって得られるメリットは企業の将来的な財産となり得るものです。なぜ移転が必要なのか、どのようなオフィスデザインにしたいのか、目的を明確化した移転計画を立て、よりよいオフィス環境を構築しましょう。オフィス移転に伴うデザイン設計は、当社までお気軽にご相談ください。
